一人あたりの問診・電子カルテ入力業務が大幅に短縮でき、患者様と向き合う時間をしっかりと取れるように。

＜ユビーAI問診の導入背景＞

当院では、多い時で外来の患者様は1日70名弱ほど来院されます。全体の20％～30%程度かと思いますが、肛門科という専門科を標榜しているため、若い患者様や、突発的に発生した症状で来られる新患の方が多くいらっしゃいます。患者様にとって、症状を正確に、具体的に伝えることは簡単なことではありません。症状が多岐にわたる方や不定愁訴等、聞き取りに時間がかかってしまうケースも多く、1人あたりの診察時間が15分以上かかってしまうケースもありました。さらに、当院では電子カルテの記入は、患者様の問診を行いながら医師が行なっており、聞き取った内容を逐一手打ちで入力するのは非常に非効率です。内容を正確に記録するのはもちろん、誤字脱字や、聞き洩らしがないかなど、電子カルテの記入には毎回非常に気を遣っており、負担が大きいものでした。
この負担を軽減し、患者様のお話を聞く時間を担保しながらも、診察時間を効率化するツールとして、Web問診ツールの導入を検討することにしたのです。

＜ユビーAI問診 導入時の期待＞

導入の判断基準としては、文字起こしの精度が高いこと、事前の問診内容をそのまま電子カルテに貼り付けられることを重視しておりました。導入にあたっての期待としては、まず電子カルテの記入にかかっていた時間を削減すること、その結果として患者様に向き合う時間を増やすことや、診察所要時間を適切に効率化できればと考えておりました。
ユビーAI問診には、電子カルテの記入時間を短縮する他にも、以下の機能があったことも導入の決め手となったポイントです。

①関連する疾患名の提示

AI問診の特徴である「関連する疾患名を提示してくれる点」には興味がありました。機能自体は、まだそこまで活用はできておりませんが、専門外の症状をお持ちの患者様が来ることもあるので、今後活用できることを期待しています。

②簡単に紹介状を作成

期待以上だったのが紹介状作成機能です。忙しい中でも、その場で紹介状を書いてご案内した方が良いという場合に、すぐ紹介状を作成できる点はすばらしいですね。実際に利用し非常に役に立っています。

③スキャンした内容をOCRで文字化

お薬手帳のOCRでの文字化に対して非常に興味がありましたが、お薬手帳にカバーをつけて使用している患者様が多く、一度取り出してスキャンする必要があることから、まだ頻繁には活用できておりません。今後に期待したいところです。

＜ユビーAI問診 導入前の懸念＞

昨年、当院にて順番予約制を導入したときに苦労した経験があったので、AI問診ユビーの導入による運用フローの変更で、事務スタッフや看護師の負担が増えることを懸念していました。 ただ今回のAI問診ユビーの導入については、事務スタッフも前向きに応じてくれて、スムーズに導入ができました。サービスとしてシンプルで、負担があまりなかったからだと思います。

＜ユビーAI問診の導入効果＞

一人あたりの診察時間が大幅に短縮でき、患者様と向き合う時間が増やせた

電子カルテの入力の大部分をAI問診ユビーからのコピー＆ペーストで済ませられるようになりました。入力業務自体は必要であれば追記をするだけで済むため、業務が効率化されました。AI問診ユビーで補えない質問もありますが、基本的な質問は網羅されており、診察時は特に聞かないといけない大事な質問だけに注力すれば良いので、本当に助かっています。
また、単に効率化できただけではなく、AI問診ユビーを利用することで時間に余裕ができたからこそ、より深く患者様の話を聞いたり、提案ができるようになった実感があります。 例えば、食欲不振や下痢などの消化器不良で来られた患者様に、家族関係、人間関係に関してより深く質問をしたときに、職場の人間関係にてパワハラなどに悩んでいるといった背景がわかりました。それが原因で、月曜日の朝になると胃が痛くなるという詳細までヒアリングすることができました。他にも、主訴以外にもむくみや冷え、肩こりといった日常的な症状がないかをヒアリングしたり、漢方の処方を行ったりと、いずれもユビーを導入して時間に余裕ができたことの効果だと考えています。特に業務が効率化できたところは、診察中に問診を聞き取って文字に書き起こす部分の業務です。その後、どのような診断で、どのようなプランで治療し、薬を出すのかという点においては業務フローの変更はなくオペレーションが組めております。
 AI問診ユビーを導入する前は、初診のお尻の患者様の場合、患部を見せてもらうまでに、一人当たり３〜4分程度の時間がかかっていましたが、導入後1分半～2分弱程度になっています。全体で見ると1人あたり2分〜3分あたりの短縮ができており、積み重なると大きな時間短縮ができます。感覚的には、スタッフ全員が帰宅する時間が20分～30分早くなっていますね。残業代が削減できたという点で、すでに導入をしたコストに関してはペイできたと思っています。

来院前問診で、事前に心構えや準備をすることができる

当院では順番予約制で受付を行っていますが、初診の患者様の約8割が、来院前問診をしてくれるため、事前にどのような患者様がいらっしゃるかという心構えができたり、準備ができる点においてもメリットが大きいです。具体的には、当院では診察室を3室用意していますが、来院前問診によってどの診察室にどの患者さんを入れるかのコントロールがしやすくなりました。たとえば、摘便等の処置が必要になるケースでは、処置後にも消毒などのケアが必要になります。診察室ごとにケアのしやすさや特色は異なるため、事前に主訴に応じた振分を行っておくことで、診察全体の最適化ができるようになったと感じています。
また事前に「発熱」の症状が出ているかどうかを知ることで、診察方法の判断もできます。実際に事前の問診内容をもとに、こちらから電話をして事務員や看護師がヒアリングした上で、来院ではなくオンラインでの診療に切り替えた場合もあります。特に感染対策として役に立っています。

＜最後に＞

AI問診を導入してから、診察が終わった後の疲労感が軽減されました。まるで有能な医療秘書を雇ったかのように、これまで苦労していたカルテ関連の業務負担が本当に軽くなったと感じています。患者様にとっても、AI問診を通じてしっかり症状を伝えられた上で、さらに相談したいことや気になる点について話せる時間も増えたと思うので、きっと満足度も高いのではないでしょうか。
一般的に、患者様が新しい病院や診療所で受診する時は、かなり緊張することもあるかと思います。当院では来院前問診はじめ、診察前にしっかりと症状を伝える仕組みがあることで、そうした患者様の心理的なハードルを下げられる効果があると思います。そういった面で、今後も患者様にとって安心できるクリニックでありたいですね。